Prečo (ne)uchovávať účtovné údaje u účtovníka doma alebo v spoločnosti, ktorá nevie, ako s nimi zaobchádzať

RADY, TIPY, SKÚSENOSTI / 13. 10. 2023
0

Účtovné dáta: čo by mala spoločnosť uchovávať a čo by mala prenechať účtovníkovi

Účtovné dáta sú dôležitým zdrojom informácií pre riadenie, plánovanie a smerovanie spoločnosti. Každá spoločnosť by mala systematicky a pravidelne pracovať s údajmi, ktoré má vo svojom účtovníctve, a využívať ich na získanie komplexného prehľadu o svojej situácii, na predvídanie rizík, riadenie peňažných tokov a plánovanie rastu.

Aké účtovné dáta by však mala mať spoločnosť pri sebe a aké by mala ponechať svojmu účtovníkovi (účtovníkom)? To závisí od toho, akú formu podnikania spoločnosť má, aké sú jej potreby a možnosti a aký dobrý a dobre nastavený je vzťah s účtovníkom(-mi).

Skladové dáta

Skladové údaje sú informácie o stave zásob firmy, t. j. koľko tovaru má firma na sklade, kde sa nachádza, aká je jeho kvalita, cena a doba trvanlivosti. Skladové údaje sú dôležité pre efektívne riadenie skladu, optimalizáciu nákupu a predaja tovaru, znižovanie strát na sklade a plnenie požiadaviek zákazníkov.

Spoločnosť by mala uchovávať svoje skladové údaje v elektronickej podobe, napríklad v skladovom softvéri alebo aplikácii. Uľahčí im to prácu so skladovou evidenciou, inventarizáciou, vystavovaním dokladov alebo prepojením s účtovným softvérom. Spoločnosť by tiež mala pravidelne kontrolovať svoje skladové údaje a udržiavať ich aktuálne.

Finančné dáta

Finančné dáta sú informácie o finančnej situácii spoločnosti, t. j. o jej aktívach, pasívach, príjmoch a výdavkoch. Finančné údaje sú nevyhnutné pre finančné výkazy, daňové priznania, analýzu podniku, plánovanie rozpočtu, žiadosti o pôžičky alebo granty, prípadne na účely auditu alebo kontroly.

Ak spoločnosť nevedie vlastné účtovníctvo, mala by finančné údaje prenechať účtovníkovi. Účtovník je profesionál, ktorý pozná zákonné požiadavky, účtovné normy a daňové sadzby a ktorý dokáže správne a včas pripraviť a podať všetky potrebné dokumenty. Spoločnosť by však mala uchovávať kópie svojich finančných údajov v elektronickej aj papierovej podobe pre prípad potreby alebo kontroly.

Záver

Účtovné a skladové dáta sú dôležitým nástrojom na riadenie podniku. Firma by mala mať pri sebe finančné údaje a údaje o zásobách, ktoré potrebuje na svoju každodennú činnosť, a finančné údaje, ktoré si vyžadujú odborné spracovanie, by mala prenechať účtovníkovi.

 

Ak nemáte svoje dáta pod kontrolou…

Čo sa stane, ak nemáte svoje ekonomické údaje pod kontrolou, napríklad ak ich má účtovníčka len vo svojej kancelárii alebo na notebooku niekde doma:

  • Neviete, ako sú vaše údaje zálohované.
  • Nemáte k nim prístup 24 hodín denne, 7 dní v týždni a 365 dní v týždni. Možno si myslíte, že je to zbytočné, ale nikdy neviete, či takáto potreba nevznikne.
  • Nemáte pri sebe pravidelné kópie svojich záloh.
  • Netušíte, či sú údaje dostatočne zabezpečené (napríklad nemusia byť chránené heslom, účtovník nemá nastavené dvojfaktorové overovanie a podobne).
  • Prístup k údajom má len malý počet ľudí mimo vašej organizácie (a tak sa k údajom nemôžete dostať, ak sú indisponovaní).
  • Nemáte prehľad o tom, kto môže skutočne pristupovať k vašim ekonomickým údajom a narábať s nimi. atď.

Čo sa môže pokaziť?

  • Váš účtovník prestane komunikovať (Murphyho zákon – zvyčajne v najmenej vhodnom čase).
  • Účtovná firma zle zálohuje údaje a z rôznych dôvodov ich stratí.
  • Nemáte geograficky oddelené zálohy údajov na viacerých miestach. Potom stačí požiar alebo zničenie servera a ste bez údajov.
  • Niekto zašifruje dáta a použije ich na nezákonné činnosti (napr. vydieranie svojho zamestnávateľa – účtovnej firmy alebo vás ako klienta).
  • Jediná záloha, ktorú má vaša účtovná firma, sa nedá obnoviť. = Nemáte žiadne údaje. atď..

 

Príbeh z praxe

Tu vás odkazujeme na našu najnovšiu prípadovú štúdiu s názvom Keď zhorí server, na ktorom je účtovná firma a jej záloha, kde uvádzame príbehy dvoch našich klientov, ktorí zažili horúce chvíle v dôsledku straty účtovných údajov.

Pripomeňme si, že: Žiadne údaje = nefungujúca firma.

Sdílejte